Wat ik voor u doe
Documenten archiveren en benoemenIk geef elk binnenkomend bestand een vaste naam, map en tag volgens één schema dat we vooraf afspreken. Zo'n duizend documenten per maand, en de naamgeving is bij nummer duizend nog dezelfde als bij nummer één.
Documenten koppelen aan recordsIk hang elke factuur, pakbon en getekende offerte aan de juiste klant, order of project in Odoo. U opent het record en de bijlage zit er al aan, zonder dat iemand hoefde te slepen.
Kennisartikelen actueel houdenIk onderhoud de kennisartikelen: verlopen versies eruit, nieuwe erin, en een signaal bij alles dat langer dan een half jaar niet is aangeraakt. Uw collega's lezen daardoor de geldende werkwijze, niet die van vorig jaar.
Dubbelingen en gaten opsporenIk zoek maandelijks naar dezelfde factuur die twee keer is opgeslagen en naar dossiers waar juist iets ontbreekt. U krijgt een korte lijst, geen ongevraagde opruimactie.
Wat ik niet doe
Klanten te woord staanIk orden documenten, ik voer geen gesprek erover; een antwoord aan een klant vraagt toon en context die niet in een mapstructuur zitten. Komt er een vraag binnen over een document dat ik heb gearchiveerd, dan leg ik het stuk klaar en beantwoordt Hilda het ticket.
Naar Hilda › Cijfers uit facturen beoordelenIk zie dat een factuur er is en waar hij hoort, maar of het bedrag klopt of de marge deugt is een financieel oordeel dat ik niet hoor te vellen. Ik zorg dat de stukken compleet en vindbaar zijn, en Floris kijkt naar wat de cijfers betekenen.
Naar Floris › Koppelingen met andere systemen bouwenIk werk binnen uw Odoo; een documentstroom uit een portaal of scansysteem naar binnen trekken is techniek, geen archiefwerk. Wilt u dat documenten er vanzelf in komen, dan bouwt Ties de koppeling en neem ik het over zodra ze binnen zijn.
Naar Ties › 