Excel heeft je jaren trouw gediend. Klanten, producten, prijzen: alles stond in tabbladen die alleen jij echt begreep. Maar nu stap je over op Odoo, en dan komt de spannende vraag: hoe krijg je al die data overgezet zonder maandenlang dubbele contacten en verkeerde btw-codes op te ruimen? Met een goed stappenplan is een migratie geen chaos, maar gewoon een project met een begin en een eind. Zo pak je het aan.
Stap 1: bepaal wat mee mag (en wat niet)
De grootste fout bij migraties is alles meenemen "voor de zekerheid". Een overstap is juist hét moment om ballast achter te laten. Neem in elk geval mee:
- Actieve klanten en leveranciers, met correcte btw-nummers en e-mailadressen.
- Je productcatalogus met verkoopprijzen, kostprijzen en interne referenties.
- Openstaande verkooporders en inkooporders.
- De beginbalans en openstaande posten voor de boekhouding.
Laat gerust achter: klanten die vijf jaar niets bestelden, producten die uit het assortiment zijn en de complete factuurhistorie van 2014. Bewaar die historie als archiefbestand buiten Odoo. Dat scheelt importwerk én houdt je nieuwe database overzichtelijk.
Stap 2: schoon op vóór je importeert
Vuile data in Excel wordt vuile data in Odoo, alleen dan met een foutlog erbij. Reserveer dus tijd voor opschonen. Ontdubbel contacten (sorteren op e-mailadres werkt verrassend goed), zet telefoonnummers in één formaat en controleer of elk product een unieke referentie heeft. Eén middag opschonen bespaart je weken correctiewerk achteraf.
Stap 3: gebruik de importsjablonen van Odoo
Odoo heeft een ingebouwde importfunctie voor vrijwel elk onderdeel. Open de lijstweergave, bijvoorbeeld via Contacten, klik op het tandwiel en kies Records importeren. Odoo biedt daar een importsjabloon aan met de juiste kolomnamen. Gebruik dat sjabloon: de kolommen worden automatisch herkend en je hoeft niet te gokken naar veldnamen.
Belangrijk detail: geef elke regel een externe ID (de kolom "id"), bijvoorbeeld klant_0001. Importeer je later een gecorrigeerde versie van hetzelfde bestand, dan werkt Odoo de bestaande records bij in plaats van duplicaten aan te maken. Zonder externe ID's is elke herimport een gok; mét externe ID's kun je zo vaak opnieuw importeren als je wilt.
Stap 4: eerst proefdraaien, dan pas echt
Importeer nooit rechtstreeks in je productiedatabase. Zet een testomgeving op, bijvoorbeeld via een duplicaat van je database of een stagingomgeving op Odoo.sh, en draai daar de volledige import. Controleer daarna drie dingen: klopt het totale aantal records, staan steekproefsgewijs de juiste prijzen en btw-nummers op de juiste plek, en sluit de beginbalans aan op je oude administratie? Pas als dat klopt, herhaal je de import in productie met exact dezelfde bestanden.
De drie klassiekers onder de importfouten
- Dubbele contacten. "Jansen B.V.", "Jansen BV" en "jansen bv" worden drie verschillende klanten. Ontdubbel vooraf en gebruik externe ID's.
- Verkeerde btw-instellingen. Wie alle producten standaard op 21% zet, komt bij de eerste btw-aangifte in de problemen met 9%-producten en verlegde btw. Controleer de belastingen per product en per klant.
- Bedragen als tekst. Excel wisselt vrolijk tussen komma's en punten als decimaalteken. Zet alle bedragkolommen expliciet op een getalnotatie voordat je exporteert naar CSV.
Praktische tip
Prik een harde datum waarop de Excel-bestanden "bevriezen" en spreek af dat niemand er daarna nog in werkt. Elke wijziging na dat moment gaat rechtstreeks in Odoo. Zo voorkom je dat je twee administraties naast elkaar moet bijhouden en achteraf mag uitzoeken welke versie de waarheid was.
Hulp nodig bij je migratie? Neem contact op met DAADit Group, dan kijken we samen naar je data voordat je op de importknop drukt.